Introduktion

VS Automatic, ett ledande företag inom elektriska installationer, har tagit steget mot digitalisering genom att implementera NextSign som deras lösning för elektroniska underskrifter. Besök VS Automatics hemsida för att lära dig mer om deras tjänster. Vi har pratat med Torben Steffensen från VS Automatic om hur NextSign har påverkat deras dagliga arbetsprocesser och bidragit till att optimera deras verksamhet.

Flexibilitet i fokus

För många företag är flexibilitet en avgörande faktor vid valet av digitala lösningar. VS Automatic är inget undantag. De verkar i en bransch där snabba anpassningar och effektivitet är nyckeln till framgång. Med NextSign har de hittat en lösning som kan skräddarsys efter deras unika behov och processer.

"Vi har valt NextSign först och främst på grund av den stora flexibilitet som systemet erbjuder"

berättar Torben Steffensen. Denna flexibilitet har gjort det möjligt för VS Automatic att integrera elektroniska underskrifter sömlöst i sina befintliga arbetsprocesser utan att behöva ändra sina kärnverksamheter.

Integration med ekonomisystemet

En av de största utmaningarna för många företag är att få nya system att fungera tillsammans med befintlig programvara. För VS Automatic var det avgörande att deras nya underskriftslösning kunde integreras med deras ekonomisystem för att säkerställa ett smidigt informationsflöde.

"Integration med vårt ekonomisystem gör det möjligt att snabbt och enkelt skicka dokument för underskrift"

förklarar Torben. Genom att koppla NextSign direkt till ekonomisystemet kan VS Automatic nu generera och skicka dokument för underskrift utan att behöva exportera eller importera data manuellt. Detta har minskat risken för fel och sparar avsevärt med tid i deras dagliga operationer.

Automatisering sparar tid

Tid är en värdefull resurs, särskilt när det kommer till administrativa uppgifter. VS Automatic har utnyttjat NextSigns funktioner för att automatisera flera steg i sin dokumenthantering.

"Genom att använda redan skapade kunddata i mallar hos NextSign sparar vi ett arbetsmoment"

noterar Torben. Genom att implementera mallar och återanvända befintlig data undviker de upprepade inmatningar, vilket inte bara sparar tid utan också minskar risken för mänskliga fel. Automatiseringen har gjort det möjligt för medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande aktiviteter.

Automatisk arkivering med API

Effektiv dokumenthantering slutar inte vid underskrift; arkivering är också en kritisk del. VS Automatic har utnyttjat NextSigns API för att automatisera denna process fullständigt.

"När dokumentet är underskrivet kan vi med hjälp av API:et automatiskt spara det i vår egen databas, vilket tidigare var en manuell process"

säger Torben. Denna automatisering säkerställer att alla dokument är korrekt sparade och lättillgängliga för framtida referens. Det eliminerar behovet av manuell arkivering, vilket ytterligare minskar arbetsbördan och minimerar risken för fel eller förlust av viktiga dokument.

Flexibel prissättning

Ekonomi spelar alltid en roll i valet av nya system. VS Automatic uppskattar NextSigns flexibla prissättningsmodell, som är baserad på faktiskt användande.

"Prissättningen är också mycket flexibel, eftersom vi bara betalar för vår faktiska användning, vilket är en stor fördel"

understryker Torben. Denna modell gör det möjligt för dem att skala upp eller ner beroende på deras behov utan att vara bundna av fasta kostnader. Det gör lösningen mer ekonomiskt hållbar, särskilt under perioder med varierande arbetsbelastning.

Fördelar för mindre företag

Den flexibla prissättningen och skalbarheten gör NextSign till en attraktiv lösning inte bara för större företag som VS Automatic, utan även för mindre företag.

"Detta kan också gynna mindre företag som behöver elektronisk underskrift"

påpekar Torben. Genom att erbjuda en lösning som kan anpassas till olika företagsstorlekar och behov, gör NextSign det möjligt för mindre aktörer att dra nytta av digitalisering utan stora initiala investeringar.

Reducerade kostnader och standardiserade arbetsprocesser

Implementeringen av NextSign har haft en märkbar positiv effekt på VS Automatics resultat och effektivitet.

"Vi har reducerat våra kostnader i förhållande till vår tidigare lösning, och genom att digitalisera underskriftsprocessen har vi standardiserat våra arbetsprocesser och minskat risken för mänskliga fel"

säger Torben. Genom att standardisera processerna har de uppnått en mer enhetlig kvalitet i sitt arbete, vilket i sin tur ökar kundnöjdheten. De ekonomiska besparingarna kan nu återinvesteras i andra områden av företaget för ytterligare tillväxt och utveckling.

Slutsats

VS Automatics erfarenhet med NextSign är ett tydligt exempel på hur digitalisering och automatisering kan leda till betydande förbättringar i affärsprocesser. Genom att välja en flexibel och integrerbar lösning har de inte bara optimerat sina interna processer utan också förbättrat sina övergripande affärsresultat.

Om ditt företag överväger att digitalisera underskriftsprocessen kan NextSign vara lösningen som hjälper er att nå era mål. Med fördelarna av flexibel prissättning, integrationsförmåga och automatisering är det en investering som kan löna sig både på kort och lång sikt.