Hur NextSign hjälpte Land & Plan att förbättra dokumenthantering och effektivisera deras verksamhet

På NextSign letar vi alltid efter sätt att hjälpa våra kunder att optimera sin verksamhet genom smarta digitala lösningar. En av våra kundcase, Land & Plan, är ett utmärkt exempel på hur våra lösningar kan skapa värde i helt nya branscher, samtidigt som de förbättrar kundens dagliga arbetsflöden och besparingar. Vi har inte bara levererat en digital signaturlösning till Land & Plan, utan också en e-Boks-integration, som har revolutionerat deras dokumenthantering. Här får du inblick i hur vi hjälpte dem och vilka fördelar de har upplevt.

Bakgrund till samarbetet

Lantmätare Michael Jonasen från Land & Plan kontaktade oss i januari 2024 med önskemål om att förbättra deras dokumenthantering. Land & Plan verkar inom lantmäteribranschen och hade ett konkret behov av en digital signaturlösning som kunde göra deras ärendehantering mer effektiv. När de upptäckte att NextSign erbjuder en flexibel lösning med en betalningsmodell där man bara betalar för det man använder, var de övertygade om att vi kunde vara rätt samarbetspartner.

De önskade en lösning som kunde hjälpa dem att digitalisera signaturer på förklaringar och bemyndiganden – dokument som är väsentliga i deras arbete med ärenden om nya gränser och förändringar av gränser. De befann sig i en bransch där den typen av lösningar inte tidigare var utbredd, men på NextSign var vi snabba att inse potentialen.

Den digitala signaturlösningen

Vår lösning för digital signatur har hjälpt Land & Plan att förbättra sina arbetsprocesser avsevärt. Michael berättar:

Vi använder den digitala signaturlösningen för att signera förklaringar och bemyndiganden som vi använder i vår ärendehantering. På NextSign var de snabba att se våra behov och potentialen i vår bransch, så några anpassningar gjordes i web-portalen för att göra lösningen ännu mer användarvänlig.

Genom att implementera vår digitala signaturlösning har Land & Plan fått en mycket smidigare process där de nu kan inhämta signaturer snabbt och effektivt utan att använda papper och fysisk post. Den tid de tidigare använde på att hantera fysiska dokument har nu frigjorts, och de kan fokusera mer på sina kärnuppgifter.

e-Boks-integration: En gamechanger för Land & Plan

Kort in i samarbetet blev vi tillfrågade om vi också kunde hjälpa Land & Plan med en lösning för att skicka meddelanden och dokument genom e-Boks – en utmaning de länge hade haft. e-Boks är en säker digital postlösning som används av både företag och privatpersoner för att ta emot viktiga meddelanden digitalt, och den var precis vad Land & Plan behövde för att kommunicera med både kunder och myndigheter.

Vi började omedelbart utveckla en prototyp som vi presenterade för dem efter mindre än 14 dagar. Efter några tester och anpassningar var lösningen redo för användning. Med denna integration kan Land & Plan nu skicka meddelanden, servicemeddelanden och andra viktiga dokument direkt till sina kunders och samarbetspartners e-Boks – snabbt, säkert och utan att använda papper eller fysisk post.

Alternativet till e-boks är att skicka ett brev med posten, hitta brevlådan, ha skrivit ut och kuverterat brevet, hittat rätt porto och vänta i upp till en vecka på att mottagaren fick vårt meddelande. Med e-boks får man vårt meddelande senare samma dag. Och priset är lägre än den använda frimärksporton.

Stora besparingar och förbättrat ESG-redovisning

För Land & Plan har våra lösningar inte bara lett till en effektivisering av deras arbetsprocesser – det har också medfört stora besparingar. Genom att digitalisera deras dokumenthantering och kommunicera via e-Boks istället för fysisk post, har de sparat både pengar och resurser. Michael nämner själv de besparingar de har upplevt på porto och försändelser, men det stannar inte där.

Genom att minska användningen av papper, kuvert och fysiska försändelser bidrar Land & Plan också positivt till deras ESG-redovisning (miljö, social och styrningsansvar). De har reducerat sitt miljöavtryck avsevärt genom att minimera resursförbrukning och CO2-utsläpp från transporter. Detta är en viktig fördel i en tid då hållbarhet spelar en allt större roll för företag och deras image.

Branschens framtid: Digitalisering som nyckel till framgång

Land & Plan har inte bara sett fördelar internt i sin egen verksamhet, utan de har också rekommenderat våra lösningar till sin branschförening. Detta innebär att fler företag i lantmäteribranschen nu får möjlighet att dra nytta av digitala signaturer och e-Boks-integration. Det är med och sätter standarden för framtidens dokumenthantering i en bransch som traditionellt har präglats av pappersbaserade processer.

NextSign har levererat flera lösningar till oss och vår stora tillfredsställelse. Vi har till och med rekommenderat vår branschförening att ingå avtal med lösningarna från NextSign, så att våra konkurrenter får samma fördelar med digitala signaturer och e-boksbrev som vi. Jag skulle önska att jag hade aktier i det företaget! De är skickliga! De är lösningsorienterade!

Slutsats: Ett starkt samarbete skapar framgång

Samarbetet mellan Land & Plan och NextSign är ett exempel på hur vi genom innovativa lösningar kan hjälpa företag att digitalisera sina processer, minska kostnader och förbättra deras hållbarhet. Vår digitala signaturlösning och e-Boks-integration har gjort det enklare för Land & Plan att hantera sina dagliga uppgifter samtidigt som de har sparat pengar och skonar miljön.

På NextSign ser vi fram emot att fortsätta hjälpa företag som Land & Plan att modernisera sin verksamhet och säkerställa att de är redo för framtidens utmaningar. Digitalisering är vägen framåt – och vi står redo att leverera de lösningar som kan göra skillnad.