Fallstudie: KT Erhvervsbyg A/S optimerar signeringsprocessen med NextSign

När företag letar efter digitala lösningar handlar det ofta om att kombinera användarvänlighet, effektivitet och ekonomisk rationalitet. Det var precis fallet för KT Erhvervsbyg A/S, som med sitt val av NextSign har fått en digital signeringslösning som uppfyller alla dessa krav. Vi har pratat med Mads Hvejsel, IT-chef på KT Erhvervsbyg A/S, om företagets resa mot en smartare och mer flexibel vardag.

Bakgrund: Från utmaningar till lösningar

Hos KT Erhvervsbyg A/S hade man tidigare använt en digital signeringslösning från Penneo. Även om systemet fungerade upplevde företaget flera utmaningar med den befintliga uppsättningen. Enligt Mads Hvejsel var de två stora problemen systemets höga kostnader och bristande flexibilitet.

”Vi fann att vårt tidigare system var både dyrt och oflexibelt. Det gav oss därför anledning att söka en ny lösning som kunde täcka våra behov på ett smartare sätt och samtidigt vara mer ekonomisk,” förklarar han.

Efter en grundlig undersökning av marknaden föll valet på NextSign – en digital signeringslösning som snabbt visade sig vara den perfekta matchen.

Lösningen: Integration med SharePoint

En av de stora fördelarna med NextSign är deras flexibilitet och förmåga att anpassa sig till kundernas specifika behov. För KT Erhvervsbyg A/S var en viktig del av kravspecifikationen att den nya signeringslösningen kunde integreras med deras befintliga SharePoint-lösning.

”Vi har i samarbete med NextSign fått utvecklat en extension till vår Microsoft SharePoint-lösning, som gör att medarbetarna kan skicka filer för signering direkt från SharePoint. Det betyder att våra medarbetare inte behöver byta mellan system, vilket sparar tid och skapar en mer smidig process,” säger Mads Hvejsel.

Processen är enkel och intuitiv:

• Dokument som ska undertecknas markeras direkt i SharePoint.
• Dokumenten skickas via NextSign till de relevanta parterna.
• När underskrifterna är insamlade, blir dokumenten automatiskt överförda tillbaka till den ursprungliga mappen i SharePoint, där dokumentet innehåller de nödvändiga digitala underskrifterna.

Denna automatisering säkerställer inte bara effektivitet, utan även full spårbarhet och struktur, vilket är avgörande i byggbranschen där många dokument måste hanteras och lagras korrekt.

Resultat: Effektivitet och besparingar

KT Erhvervsbyg A/S har redan upplevt flera konkreta fördelar med att byta till NextSign. En av de mest anmärkningsvärda är systemets prismodell.

”Med NextSign betalar vi framöver endast för förbrukning utan bindning. Det gör att vi har mycket bättre kontroll över våra kostnader, och vi slipper de fasta, höga utgifter som vi hade med vårt tidigare system,” förklarar Mads Hvejsel.

Dessutom har användarvänligheten visat sig vara en stor fördel för medarbetarna. Den enkla och intuitiva integrationen med SharePoint har gjort att övergången till det nya systemet har varit smidig, och medarbetarna har snabbt tagit lösningen till sig.

Ett partnerskap baserat på samarbete

Hos KT Erhvervsbyg A/S har samarbetet med NextSign varit en viktig del av framgången.

”Vi har haft ett riktigt bra samarbete med NextSign. De har varit lyhörda för våra önskemål och behov och har varit snabba med att leverera en skräddarsydd lösning. Det har gjort hela processen mycket enkel och smidig,” säger Mads Hvejsel.

Han ser fram emot att alla företagets medarbetare verkligen börjar använda systemet, och han är säker på att det kommer att skapa ännu mer effektivitet i den dagliga driften.

Perspektiv för framtiden

Valet av NextSign markerar ett steg mot en mer digital och effektiv framtid för KT Erhvervsbyg A/S. Med en lösning som kombinerar användarvänlighet, flexibilitet och ekonomisk rationalitet är företaget väl rustat för att optimera sina processer och hantera de många krav som ställs i byggbranschen.

”Vi är mycket nöjda med vårt val av NextSign och ser fram emot att se de långsiktiga effekterna av lösningen. Det är klart att en flexibel och kostnadseffektiv digital signeringslösning som denna gör en stor skillnad för oss,” avslutar Mads Hvejsel.

Om KT Erhvervsbyg A/S

KT Erhvervsbyg A/S är en ledande aktör inom kommersiellt byggande i Danmark. Med fokus på kvalitet, innovation och effektivitet arbetar företaget för att leverera hållbara och skräddarsydda lösningar till sina kunder.

Om NextSign

NextSign är en digital signeringslösning som gör det enkelt och säkert att samla in underskrifter online. Med fokus på flexibilitet och användarvänlighet hjälper NextSign företag att optimera sina processer och minska kostnader.